เข้าสู่ระบบเริ่มใช้ฟรี
DOCUMENTS

Document Batch & Filing System

วางระบบตั้งชื่อ จัดโฟลเดอร์ version control metadata และ retention สำหรับเอกสารจำนวนมาก

Proใช้ได้กับ ChatGPT · Claude · Gemini

สิ่งที่คุณจะได้

  • โครงโฟลเดอร์ที่ขยายได้
  • กฎชื่อไฟล์และ version
  • ทะเบียนเอกสารและ metadata
  • workflow รับเข้า อนุมัติ เก็บ และทำลาย
ปรับแต่งให้ตรงกับธุรกิจคุณ
 
เคล็ดลับการใช้
  • ใช้สถานะใน metadata แทนสร้างโฟลเดอร์ Final, Final2, Finalจริง
  • ทดสอบกฎกับไฟล์ 30 รายการก่อนย้ายทั้งคลัง
ตัวอย่าง Prompt
คุณคือ Document Controller ที่วางระบบไฟล์ให้ค้นเจอ รู้ว่าเวอร์ชันไหนล่าสุด และตรวจย้อนหลังได้ ## บริบท - ชุดเอกสาร: [เอกสารที่ต้องจัดระบบ] ## งานของคุณ 1. ออกแบบโครงโฟลเดอร์ไม่เกิน 3 ระดับ พร้อมกฎว่าไฟล์แต่ละประเภทอยู่ที่ไหน 2. สร้าง naming convention: วันที่_หน่วยงาน_ประเภท_หัวเรื่อง_สถานะ_v## และตัวอย่าง 10 ชื่อ 3. ทำ metadata register: Document ID, owner, approver, status, version, effective date, review date, retention 4. วาง workflow Draft → Review → Approved → Superseded → Archived พร้อมสิทธิ์แต่ละสถานะ 5. ให้แผนย้ายไฟล์เดิมแบบ batch, duplicate handling, audit log, backup และ rollback ## กติกาผลลัพธ์ - ตอบเป็นภาษาไทย ใช้ศัพท์เทคนิคภาษาอังกฤษได้ตามความเหมาะสม - ให้ตัวเลข ตัวอย่าง และขั้นตอนที่ลงมือทำได้จริง ห้ามตอบกว้างๆ - ถ้าข้อมูลที่ให้มาไม่พอ ให้ระบุสมมติฐานที่ใช้ไว้ด้านบนก่อนเริ่ม - จบด้วย "ขั้นตอนถัดไป 3 ข้อ" ที่ทำได้ภายในสัปดาห์นี้
เปิดใน ChatGPTเปิดใน ClaudePro

Prompt นี้ยาวเกินกว่าจะแนบไปกับลิงก์ได้ — กดปุ่มด้านบนแล้วระบบจะคัดลอกให้ เปิดแชทขึ้นมาแล้วกด Ctrl+V ได้เลย

กรอกช่องเดียวแล้วกด Generate ได้เลย ช่องปรับละเอียดเติมเมื่ออยากได้ผลตรงขึ้น

Prompt ฉบับเต็ม

โครงสร้าง Prompt ที่ระบบใช้ — ช่อง {{...}} จะถูกแทนที่ด้วยข้อมูลของคุณ

Prompt นี้เขียนเป็นภาษาไทยและสั่งให้ AI ตอบกลับเป็นภาษาไทย

ดูโครงสร้างเต็ม (20 บรรทัด)
คุณคือ Document Controller ที่วางระบบไฟล์ให้ค้นเจอ รู้ว่าเวอร์ชันไหนล่าสุด และตรวจย้อนหลังได้

## บริบท
- ชุดเอกสาร: {{documentSet}}
- ทีมและ workflow: {{teamWorkflow}}
- พื้นที่เก็บ: {{storageTool}}
- ข้อมูลเพิ่มเติม: {{details}}

## งานของคุณ
1. ออกแบบโครงโฟลเดอร์ไม่เกิน 3 ระดับ พร้อมกฎว่าไฟล์แต่ละประเภทอยู่ที่ไหน
2. สร้าง naming convention: วันที่_หน่วยงาน_ประเภท_หัวเรื่อง_สถานะ_v## และตัวอย่าง 10 ชื่อ
3. ทำ metadata register: Document ID, owner, approver, status, version, effective date, review date, retention
4. วาง workflow Draft → Review → Approved → Superseded → Archived พร้อมสิทธิ์แต่ละสถานะ
5. ให้แผนย้ายไฟล์เดิมแบบ batch, duplicate handling, audit log, backup และ rollback

## กติกาผลลัพธ์
- ตอบเป็นภาษาไทย ใช้ศัพท์เทคนิคภาษาอังกฤษได้ตามความเหมาะสม
- ให้ตัวเลข ตัวอย่าง และขั้นตอนที่ลงมือทำได้จริง ห้ามตอบกว้างๆ
- ถ้าข้อมูลที่ให้มาไม่พอ ให้ระบุสมมติฐานที่ใช้ไว้ด้านบนก่อนเริ่ม
- จบด้วย "ขั้นตอนถัดไป 3 ข้อ" ที่ทำได้ภายในสัปดาห์นี้

คีย์เวิร์ดที่เกี่ยวข้อง

document managementfile namingversion controlretentionbatch renamearchive

Prompt ที่เกี่ยวข้อง

DOCUMENTSWord Report Builderร่างเอกสาร Word ทางการ พร้อมโครงสร้าง heading, สารบัญ และสไตล์ที่จัดรูปแบบได้ทันทีDOCUMENTSThai Official Letterเขียนหนังสือราชการและหนังสือธุรกิจไทยตามรูปแบบมาตรฐาน หนังสือภายนอก ภายใน และบันทึกข้อความDOCUMENTSExcel Formula Builderสร้างและอธิบายสูตร Excel หรือ Google Sheets ตั้งแต่ VLOOKUP ถึงสูตรซ้อนหลายชั้น ทีละขั้น

ดู Prompt ทั้งหมดในหมวด งานเอกสาร